看護師の内定承諾書と添え状の書き方!提出後の辞退は可能?

看護師転職

内定承諾書は、入社する意思を書面で示すものです。内定承諾書は、内定誓約書と呼ばれることもあります。これは、提出させることによって、他の企業への就職をさせないものです。

あまり書きなれないものですから、どのように書いたらいいのかわからない人も多いので、今回、内定承諾書を提出する際のマナーについて紹介します。

内定通知が来たらやるべきこと

内定を頂いたら、まずは電話で内定を受けるかどうかを先方に伝えます。

  • 内定を受ける
  • 内定を断る
  • 返事を待ってもらう

この3つのどれかの返事をすることになります。

内定通知への返事の仕方は、こちらの記事で詳しく紹介しています。

⇒ 看護師内定辞退の仕方・断り方は?電話の方が好印象?

内定承諾書と一緒に送る添え状

内定を受けることにし、企業の労働条件に納得したら、次は、内定承諾書を提出するように言われます。

内定承諾書は、企業から書類がもらえますので、指定された書類にできるだけ早く記入をして、提出をしなければなりません。提出する際に、一緒に送らなければならないものが、「添え状」です。

ビジネスでは、添え状は書類の内容をわかりやすく示し、枚数に不足はないかなどの受け取りミスを防ぐ役割をしています。

内定承諾書につける添え状は、お礼状の役割も果たします。添え状とお礼状を別にする人もいますが、別にお礼状を作るのではなく、添え状と一緒にして1枚にしてしまうほうが、枚数も多くならず、スッキリとします。

添え状に書くべき内容

添え状に書くは、以下の内容を書きましょう。

添え状に書くべき内容一覧

  • 書類の発送日
  • 宛先(会社名、担当者名)
  • 差し出し人の情報(自分の名前や住所、電話番号)
  • 題名
  • 挨拶(拝啓)
  • 内定に対する感謝や抱負など
  • 挨拶(敬具)
  • 本題(書類の種類や部数)
  • 「以上」

内定に対する感謝や抱負については、長く書かずに、1~2行にまとめるようにしましょう。そして、添え状ですので、1枚でおさまるように書いてください。

添え状は、手書きの必要はなく、パソコンで作成したものでも可能です。基本的に、パソコンで作られることがほとんどです。添え状は、履歴書とは異なり、手書きの文字で人柄を伝えるようなものではないからです。

例文

○年○月○日

○○株式会社 ○○様

自分の名前・住所・電話番号

書類送付のお知らせ

拝啓

晩冬の候、貴社におかれましてはますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます。

この度は、内定のご連絡を頂き誠にありがとうございます。○月から御社で働かせていただけることを考えると、身が引き締まる思いです。何卒、ご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願いいたします。つきましては、指定の書類を同封いたしましたので、ご査収のほどよろしくお願い申しあげます。

敬具

内定承諾書 1部

以上

封筒

内定承諾書は、A4サイズのことが多いです。そのため、A4サイズの書類が入る白い封筒にしましょう。

企業のほうから内定承諾書と一緒に返信用封筒が同封されているときは、その返信用封筒を使うようにします。

封筒に内定承諾書を入れるときは、そのままいれるのではなく、折らずにクリアファイルに添え状と一緒に入れましょう。そのようにすることで、雨に濡れたとしても安心です。

封筒の宛名書き

封筒には、宛先を書きます。A4の場合は、縦書きでも横書きでも、どちらでも大丈夫です。担当者名が最後に来るときは「様」を付け、担当者の名前がわからなくて、部署名までの場合は「御中」と書きます。

「様」と「御中」を一緒に使用するのはマナー違反ですので、一緒には書きません。

指定の封筒を使用するときは、既に宛先がかかれている場合が多いと思います。「○○株式会社 ○○行」のようになっていたら、「行」の文字を二重線で消し、「様」または「御中」に書き換えましょう。

封筒の裏には、差し出し人情報を書きます。

  • 郵便番号
  • 住所
  • 名前

以上を書いたら完成です。

封筒の裏に記入がない場合、印象が悪くなることもあります。裏も忘れずに記入しましょう。また、文字は担当者に見られるので、できるだけ丁寧に書いてください。こういったところで、書類が扱える人かどうかが見られます。

内定承諾書を提出した後、辞退はできるのか?

内定承諾書は、一番最初でも紹介したように誓約書であって、契約書とは異なります。そのため、法的な拘束力はないと考えられています。ですので、内定承諾書を書いていたとしても、辞退することは可能です。

ですが、法的に可能であっても、周囲に多大な迷惑をかけます。入職してくる人のために、さまざまな準備が進められていますので、内定辞退によって企業側の採用計画を大きく変えてしまう場合もあります。たとえば、再度募集をかけなければならないなど、金銭的な損害にもつながりかねません。

内定辞退をする際には、企業側や転職サイトの担当者としっかりと話し合う必要があります。

内定承諾書提出後に辞退したい場合

内定承諾書を提出した後に、内定を辞退したい場合は、なるべく早く担当者に相談しなければなりません。電話で理由を正直に述べましょう。あまり、細かい理由を言う必要はないですが、隠さずに正直に答えるようにします。

辞退する場合、気後れしてしまい、連絡を先延ばしにしてしまいがちですが、企業も抜けた人員を確保しなければなりませんので、企業のことを考えて、できるだけ早く連絡することがポイントです。

電話をするときは、お詫びの言葉で誠意を示しましょう。メールでは、失礼な印象がありますし、誠意が伝わりませんので、メールに逃げずに電話をしましょう。

内定承諾書提出後の辞退は損害賠償は請求されるのか?

内定承諾書を提出した後、企業側から損害賠償を請求すると脅されたり、ひどく罵倒されたりすることはあります。

ですが、職業選択は国民に与えられている権利であり、内定辞退をすることに賠償請求のようなリスクはありません。そのため、企業側から罵倒されてたとしても、それにおびえることはありません。

ただ、賠償のリスクがないからといって、一度承諾書を書いていますので、ウソをつくことに変わりはありません。紹介したように、脅したり罵倒する企業もありますので、こういう企業もあると理解しておく必要があります。そして、内定辞退をするのであれば、マナーを守って誠意を尽くすことを心がけましょう。

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